Informacja odnośnie przetwarzania danych osobowych dla kontrahentów
W ramach naszej relacji biznesowej z Państwem musimy przetwarzać Państwa dane osobowe. Dbając o przejrzystość przetwarzania danych osobowych oraz zgodnie obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych przesyłamy w załączeniu krótką informację dotyczącą przetwarzania danych osobowych partnerów biznesowych:
1. Administrator danych i Inspektor Ochrony Danych
Administratorem Danych osobowych zebranych od Państwa jest OCRK Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Bielsku-Białej 43-300, ul. Karpacka 24/U2c.
Wyznaczono Inspektora Ochrony Danych. Z Inspektorem Ochrony Danych można kontaktować się listownie kierując korespondencję na adres Inspektor Ochrony Danych ul. Karpacka 24/U2c, 43-300 Bielsko-Biała, bądź na adres e-mail: 
2. Kategorie przetwarzanych danych osobowych, cel przetwarzania i podstawa prawna
W ramach relacji biznesowych z kontrahentami, możemy przetwarzać dane osobowe w następujących celach:
- Komunikacji na temat produktów, usług i projektów, np. w celu obsługi zapytań od kontrahentów,
- Inicjowania i zarządzania relacjami z kontrahentami i utrzymywania relacji biznesowych, np. w celu obsługi zamówień na produkty lub usługi w tym dokonywania dostaw, realizacji płatności oraz do celów księgowości,
- Przeprowadzania ankiet zadowolenia klientów, kampanii marketingowych, analiz rynku, konkursów i innych działań promocyjnych,
- Monitorowania należności oraz dochodzenie lub obrona roszczeń w sprawach dotyczących współpracy,
- Zapewnienia zgodności z obowiązkami prawnymi (np. prowadzenie dokumentacji finansowo- księgowej).
- Bieżącej obsługi klientów, doradztwa telefonicznego oraz przyjmowania ustaleń w zakresie świadczonej usługi.
Dla wyżej wymienionych celów, możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:
- nazwę/imię i nazwisko, nazwę firmy lub działalności,
- kod identyfikacyjny (np. kod klienta/dostawcy),
- adres i dane kontaktowe (np. ulica, numer domu, kod pocztowy, adres e-mail, telefon),
- inne dane identyfikacyjne (NIP, REGON, numer rejestracji działalności, numer dowodu osobistego lub PESEL),
- dane bankowe (np. numer rachunku, nazwa banku),
- dane organizacyjne (np. stanowisko/funkcja, przełożony),
- dane podstawowe z umów (np. data zawarcia, numer umowy, przedmiot umowy, czas trwania, wartość lub cena przedmiotu umowy, warunki realizacji usługi, cech charakterystyczne towarów),
- informacje dotyczące realizowanych transportów i przesyłek,
- numery, daty, wartości i treści faktur oraz innych dokumentów finansowo-księgowych.
Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do osiągnięcia wyżej wymienionych celów, w tym realizacji umowy lub czynności poprzedzających zawarcie umowy z kontrahentami.
Podstawami prawnymi przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a) (w przypadku uzyskania zgody) lub art. 6 ust. 1 lit. b) lub f) RODO, tj. gdy:
- Przetwarzanie jest niezbędne do realizacji umowy, której stroną jest podmiot danych lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy;
- Przetwarzanie jest niezbędne dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora danych lub osoby trzeciej.
3. Udostępnianie danych osobowych
Możemy udostępnić Państwa dane osobowe do uzasadnionych celów:
- Podmiotom współpracującym, w przypadku, gdy udostępnienie jest niezbędne do prawidłowego działania podmiotu lub realizacji umowy,
- Innym podmiotom w przypadku, kiedy zostaniemy do tego zobowiązani, na przykład zgodnie z obowiązującym nakazem sądowym lub przepisami prawa,
- Innym podmiotom w przypadku otrzymania zgody osoby,
- Dostawcom usług, którzy przetwarzają dane na wyłączne na nasze polecenie i są na podstawie umowy zobowiązane do ochrony powierzonych im danych.
4. Okres przechowywania
Państwa dane osobowe zostaną usunięte, jeśli przechowywanie danych osobowych nie jest już konieczne do realizacji celów, dla których zostały zebrane i w przypadku braku prawnych obowiązków w zakresie ich przechowywania (jak np. przepisy podatkowe) lub jeśli upłynęły okresy przedawnienia roszczeń z zawartych umów.
5. Nagrywanie rozmów telefonicznych
Rejestracja rozmów telefonicznych stosowana jest w celu podniesienia jakości i rzetelności obsługi Państwa spraw. Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych za pomocą rejestrowania rozmów telefonicznych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią). Zapisy z nagranych rozmów telefonicznych przechowywane będą w zależności od wielkości zapisanych danych, w praktyce do ich nadpisania, jednak nie dłużej niż przez okres czasu niezbędny do zabezpieczenia roszczeń. Zapisy z nagranych rozmów telefonicznych mogą zostać udostępnione organom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów obowiązującego prawa lub podmiotom świadczącym na rzecz Administratora pomoc prawną.
6. Facebook
Komunikowanie się z Administratorem za pośrednictwem portalu Facebook bądź polubienie Fanpage’a uznaje się za przekazywanie danych do państwa trzeciego ze względu na fakt, iż sam portal społecznościowy jest prowadzony przez Facebook Inc. z siedzibą w USA. Właściciel portalu Facebook, będący jednocześnie odbiorcą danych osobowych, przetwarza dane jak odrębny administrator na własnych zasadach określonych we własnej polityce prywatności dostępnej pod adresem: https://www.facebook.com/about/privacy. Facebook posiada certyfikat EU-US-Privacy Shield. w przypadku podmiotów, które posiadają taki certyfikat, Komisja Europejska uznaje, że przedsiębiorstwa te spełniają kryterium odpowiedniego poziomu ochrony danych. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych z tytułu polubienia Fanpage’a bądź komunikowania się z Administratorem za pośrednictwem Facebook’a, jest prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora. Administrator realizuje w ten sposób swoje cele takie jak: promowanie marki poprzez umieszczanie informacji o aktualnych wydarzeniach czy promocjach, a także informowanie na bieżąco użytkowników o swojej aktywności, co pozwala na budowanie i utrzymanie społeczności związanej z Administratorem. Kryterium czasookresu przechowywania danych może wyznaczać: usunięcie przez autora zamieszczonych treści, zgłoszenie sprzeciwu wobec przetwarzania, czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi na zadane pytanie za pośrednictwem portalu. Facebook, jako odrębny administrator, określa swoje kryteria przechowywania danych. Katalog praw wskazany przez Administratora w klauzuli informacyjnej jest tożsamy z katalogiem praw przysługującym osobie komunikującej się z Administratorem za pośrednictwem Facebook’a. Administrator nie dokonuje procesu profilowania ani automatycznego podejmowania decyzji. Podanie danych w przypadku polubienia Fanpage’a lub komunikowanie się z Administratorem za pośrednictwem Facebook’a ma charakter dobrowolny. Jednocześnie niepodanie danych spowoduje brak możliwości przeglądania Fanpage’a, pozostawiania komentarzy lub wiadomości na Fanpage’u.
7. Przysługujące prawa
Mają Państwo prawo do:
- uzyskania od nas osobowych potwierdzenia, czy przetwarzane są dotyczące Państwa dane osobowe oraz do uzyskania dostępu do tych danych,
- sprostowania błędnych danych osobowych i uzupełnienia niekompletnych danych osobowych,
- usunięcia swoich danych osobowych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,
- złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
- wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie (jeśli przetwarzanie danych osobowych jest oparte na Państwa zgodzie). Wycofanie zgody nie ma wpływu na legalność przetwarzania w oparciu o zgodę przed jej wycofaniem.