Prawidłowe rozliczanie wynagrodzenia kierowców

Rozliczanie czasu pracy kierowcy nie jest zadaniem prostym – nierzadko doświadczeni przewoźnicy popełniają błędy, które zostają ujawnione w trakcie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. W niniejszym artykule podpowiadamy, jak prawidłowo rozliczać wynagrodzenia kierowców i o czym należy pamiętać, by w przyszłości uniknąć przykrych i kosztownych konsekwencji.  

Problemy w rozliczaniu czasu pracy kierowców wynikają m.in. z wielości aktów prawnych, ich interpretacji, czy rozbieżności stanowisk różnych instytucji. Sytuacji nie poprawiają przepisy innych krajów, na terenie których przedsiębiorca świadczy usługi. Z jednej strony kierowcy przysługuje wynagrodzenie za czas pracy wraz z dodatkami, z drugiej należy pamiętać o zwrocie kosztów podróży służbowej, w skład których najczęściej wchodzi dieta i ryczałt za nocleg.

Artykuł 10 rozporządzenia 561/2006/WE a rozliczenie za przejechane kilometry

Często spotykaną praktyką jest wypłacanie wynagrodzenia, uzależnionego od przebytych kilometrów. Artykuł 10 Rozporządzenia 561/2006/WE jasno wskazuje, że jest to działanie niezgodne z przepisami, ponieważ nie wolno wypłacać zatrudnionym kierowcom żadnych składników wynagrodzenia, w tym premii lub dodatku do wynagrodzenia, które wynikają z przebytej odległości i/lub rodzaju przewożonych rzeczy, jeżeli ich stosowanie może zagrażać bezpieczeństwu drogowemu lub zachęcać do naruszeń niniejszego rozporządzenia. Od czego więc uzależnić wynagrodzenie kierowcy?

Tworzenie ewidencji czasu pracy  

Aby rozliczać czas pracy kierowców, należy tworzyć dla nich ewidencję czasu pracy. Jak się jednak okazuje, nie jest to takie proste zadanie. Ewidencja czasu pracy nierzadko tworzona jest na podstawie rejestru obecności, w którym kierowca podpisuje, że w konkretnym dniu pracował osiem godzin. W tym miejscu należy przypomnieć, iż każda aktywność kierowcy, który porusza się pojazdem o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony przy pominięciu wyłączenia, wynikającego z art. 3 oraz 13 Rozporządzenia 561/2006/WE, powinna być rejestrowana za pomocą tachografu. Dzięki temu inspektor może dokonać weryfikacji przedstawionej ewidencji czasu pracy, porównując ją z zapisami na karcie/wykresówce kierowcy. Tworzenie ewidencji czasu pracy w oparciu o rejestr obecności może zostać podważone przez organ kontrolny, gdyż przy takim sposobie rozliczania, przedsiębiorca nie posiada informacji, czy u kierowcy w danym okresie rozliczeniowym nie wystąpiła praca w porze nocnej, praca ponad obowiązujące normy czasu pracy, czy dyżury, skutkujące naliczeniem dodatkowych składników wynagrodzenia.

W takiej sytuacji, powszechnym postępowaniem inspekcji jest stworzenie adnotacji w wystąpieniu inspektora Państwowej Inspekcji Pracy, w której może przykładowo znaleźć się zapis o konieczności ponownego przeliczenia i wypłacenia należnych składników wynagrodzenia za okres, który nie uległ przedawnieniu. Ostateczna kwota może okazać się bardziej przykra, w momencie jeśli zostanie naliczona za maksymalny okres trzech lat –  tyle aż wynosi okres przedawnienia.

Przeczytaj więcej o rozliczaniu i ewidencjonowaniu czasu pracy zgodnego z pakietem mobilności.

Ewidencja bez zapisu urządzenia rejestrującego

Nieprowadzenie ewidencji opartej na zapisach z karty kierowcy lub wykresówki, jest kolejnym błędem, który może być kosztowny w skutkach dla przedsiębiorcy. We wrześniu 2019 roku, ustawodawca wprowadził nowelizację Ustawy o Transporcie Dro­gowym, na podstawie której nieudostępnienie ewiden­cji podczas kontroli klasyfikowane jest, jako bardzo poważne naruszenie, za które grozi 8 000 zł kary. Podobną karą zagrożone jest fałszowanie ewidencji czasu pracy – np. gdy przedsiębiorca nie uwzględnia w ewidencji czasu pracy danych z kart kierowców czy wykresówek.

Państwowa Inspekcja Pracy weryfikuje poprawność prowadzonych ewidencji czasu pracy z odczytami z kart kierowców lub wykresówek, sprawdzając tym samym wypłacone kwoty za wszystkie dodatkowe składniki wynagrodzenia. Dane, które zostały zarejestrowane przy pomo­cy tachografu zapisywane są z dokładnością co do minuty i przedstawiają faktyczny obraz czasu pracy.

Ustawowe dodatki do wynagrodzenia

Do wymaganych ustawowo dodatków wynagrodzenia zaliczane są godziny nocne, nadgodziny, dyżury oraz dodatki do zagranicznych płac minimalnych. Pracodawca nie jest zwolniony z ich wypłaty, nawet jeżeli gwarantuje kierowcy wysoką kwotę wynagrodzenia zasadniczego. Wśród najczęściej niewypłacanego składnika wynagrodzenia możemy wymienić dyżury, co wynika z przeświadczenia, że „mój kierowca nie dyżuruje”, zapominając równocześnie, iż za dyżur, zgodnie z Ustawą o czasie pracy kierowców zaliczają się m.in. wszystkie wyma­gane przerwy kierowcy, szczególnie te 45-minutowe. W ten sposób, w każdym miesiącu kierowcy mają przynajmniej po kil­kadziesiąt godzin dyżurów, za które przysługuje im dodat­kowe wynagrodzenie.

Uniknięcie kosztów wynikających ze świadczenia z tytułu podróży służbowych?

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 stycznia 2013 roku kie­rowcy przysługują świadczenia z tytułu podróży służbowej, stanowiąc znaczną część jego „wynagrodzenia”. Tym samym zapisy w umowie o pracę, określające miejsce wykonywania pracy na obszarze całej Euro­py nie pozwolą uniknąć wypłacania wysokich diet oraz ryczałtów. Ustawa o czasie pracy kierow­ców z dnia 16 kwietnia 2004 r. jasno tłumaczy, że podróżą służbową jest każdy przewóz drogowy na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy oraz inne miejsce prowadzenia działal­ności przez pracodawcę, w szczególności filie, przed­stawicielstwa i oddziały. Z tego tytułu pracownikowi należy się zwrot kosztów wyżywienia oraz noclegów. Warto wiedzieć, że opłat wynikających z podróży służbowej nie da się unikać, a nieroz­liczanie świadczenia kwoty, o które roszczą pra­cownicy,  może skutkować bardzo wysoką grzywną, sięgającą kilku tysięcy złotych.

Inne świadczenia wynikające z wykonywania transportu międzynarodowego

Pracodawca jest zobligowany, aby wypłacić należne wyna­grodzenie, jakie obowiązuje w danym państwie członkow­skim, co wynika z Dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europej­skiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r., dotyczącej dele­gowania pracowników w ramach świadczenia usług. Nierzadko wspomniane świadczenie nie jest wypłacane, co wynika z nieznajomości tego obowiązku lub niewiedzy, co do jego wysokości. Rozwiązaniem jest skorzystanie z usług wyspecjalizo­wanej firmy outsourcingowej, jak OCRK, która rozliczy prawidło­wo wynagrodzenie w krajach objętych płacą minimalną.

Czy program do rozliczania czasu pracy gwarantuje poprawność wyliczeń?

Posiadanie odpowiednich narzędzi wspomagających  rozlicza­nie czasu pracy i delegacji oraz wyliczanie płac minimal­nych, nie  zawsze jest gwarancją prawidłowości wyliczeń.  Nie jest to wina oprogramowania, a jego ustawień w danej firmie, które często są niezgodne z dokumentacją wewnątrzzakładową. Skutkiem tego może być zakwestionowanie prawidłowości wyliczeń, a w konsekwencji wysokie kwoty dopłat dla kierowców. Rozwiązaniem, które pozwoli uniknąć błędów i wypra­cować najbardziej optymalne rozwiązanie jest pomoc ekspertów Grupy Inelo, którzy znają zawiłości rozliczania czasu pracy kierowców oraz śledzą i szybko reagują na zmieniające się w tym zakresie przepisy.  Jest to gwarancja sprawnego i bezproblemowego rozliczania wynagrodzeń kierowców, bez obawy o kontrolę i ewentualne konsekwencje.