Kontrolowanie prawidłowej obsługi tachografu – wpisy manualne

Każda minuta aktywności naszego truckera musi zostać zarejestrowana na karcie kierowcy lub wykresówce, podobnie jest z czynnościami, które wykonuje poza kabiną swojego pojazdu. W artykule podpowiadamy, jak należy postępować, w sytuacji, jeżeli kierowca w danym momencie nie ma dostępu do tachografu, a także, co zrobić, kiedy nasz pracownik przebywa na urlopie lub zwolnieniu lekarskim.

Gdy kierowca przebywa poza pojazdem

W przypadku, gdy kierowca nie może zarejestrować swojej aktywności, gdyż przebywa z dala od pojazdu, powinien pamiętać, żeby okresy swojej aktywności nanieść w postaci wpisu namulanego na karcie kierowcy za pomocą tachografu cyfrowego lub ręcznie na rewersie wykresówki. Taki obowiązek wynika z artykułu 34 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 165/2014 z dnia 4 lutego 2014 r. w sprawie tachografów stosowanych w transporcie drogowym. Równocześnie to samo rozporządzenie zwalnia kierowcę, który dokonał odpowiedniego wpisu manualnego na karcie kierowcy lub zarejestrował wszelkie zdarzenia na odwrocie wykresówki z potrzeby okazania zaświadczenia potwierdzającego czynności, które wykonywał w trakcie oddalenia od ciężarówki[1].

Art. 34 Rozporządzenia 165/2014 a Ustawa o czasie pracy kierowców

Polski ustawodawca w art. 31 Ustawy o czasie pracy kierowców potwierdził, że w sytuacji, gdy kierowca jest w stanie zarejestrować dane na karcie kierowcy lub wykresówce, nie ma konieczności wystawiania zaświadczeń potocznie nazywanych „weekendówkami” lub „urlopówkami”:

W przypadku braku możliwości wprowadzenia danych, zgodnie z art. 34 rozporządzenia (UE) nr 165/2014 lub Umową AETR, przedsiębiorca wykonujący przewóz drogowy jest obowiązany wystawić kierowcy wykonującemu przewóz drogowy zatrudnionemu u tego przedsiębiorcy zaświadczenie, jeżeli kierowca:

1. przebywał na zwolnieniu lekarskim od pracy z powodu choroby;
2. przebywał na urlopie wypoczynkowym;
3. miał czas wolny od pracy;
4. prowadził pojazd wyłączony z zakresu stosowania rozporządzenia (WE) nr 561/2006 lub Umowy AETR
5. wykonywał inną pracę niż prowadzenie pojazdu;
6. pozostawał w gotowości do wykonywania pracy w rozumieniu art. 9 ust. 1 – w przypadku przewozu drogowego, do którego ma zastosowanie rozporządzenie (WE) nr 561/2006, lub w rozumieniu art. 12 ust. 3 lit. c załącznika do Umowy AETR – w przypadku przewozu drogowego, do którego ma zastosowanie Umowa AETR.

Warto jednak mieć na uwadze, że zapisy ustawy mogą być interpretowane w odmienny sposób przez osoby dokonujące kontroli. Poniżej przedstawiamy sytuacje, w trakcie których lepiej, żeby nasz kierowca posiadał odpowiednie zaświadczenie:

Urlop lub zwolnienie lekarskie

W art. 34 rozporządzenia 165/2014 czytamy, że nie ma konieczności przedstawienia zaświadczenia, które potwierdzi czynności w trakcie oddalenia się od pojazdy. Jednak zdarza się, że niektórzy kontrolujący uważają, że artykuł nie ma zastosowana w przypadku nieobecności spowodowanych urlopem lub zwolnieniem lekarskim. W takim wypadku wydaje się być uzasadnione posiadanie właściwego zaświadczenia przez kierowcę, nawet jeżeli kierowca uzupełnił informację o aktywnościach poza pojazdem (odpoczynek) wpisem manualnym na tachografie cyfrowym. Pewne wątpliwości może budzić możliwość udowodnienia w trakcie przeprowadzanej kontroli na drodze, iż w danym czasie kierowca przebywał na urlopie lub pozostawał w czasie wolnym od pracy. O ile w Polsce dowodem w sprawie może być zeznanie kierowcy składane pod rygorem odpowiedzialności prawnej, o tyle za granicą kraju praktyka kontrolna jest domniemaniem urlopu w okresach przekraczających 1-2dni (weekendów).

Jak postąpić, jeżeli kierowca dokona nieprawidłowy wpis manualny, czego konsekwencją będzie „brak danych”?

Znaczna część tachografów, aby móc wprowadzić dane posiada ustalony czas bezczynności, po którym urządzenie wraca do normalnego trybu pracy. Może się jednak zdarzyć, że kierowca przypadkowo wyjdzie z funkcji lub przerwa przy wprowadzaniu danych się wydłuży, czego konsekwencją będzie „brak danych”. W takim przypadku kierowca traci możliwość wykonania wpisu manualnego. Jeżeli kierowca przebywa w trasie, rozwiązaniem może okazać się wykonanie wydruków dziennych z tachografu za okres niezarejestrowanego odpoczynku, zaznaczając na odwrocie papieru odpowiedni odpoczynek i podając dane identyfikacyjne wraz z podpisem. Dla większego bezpieczeństwa warto, aby po powrocie do bazy kierowca wziął na ten okres zaświadczenie, które potwierdzi pozostanie w czasie wolnym od pracy lub odpoczynek.

Gdy kierowca korzysta z różnych tachografów lub pojazd jest na wyłączeniu

Należy pamiętać, że okresy, kiedy kierowca wykonywał inne prace albo kierował też pojazdem na tzw. wyłączeniu, a nie prowadził w danym dniu pojazdu, który podlega pod przepis rozporządzenia 561/2006 powinny być potwierdzone zaświadczeniem. Zasada ta nie dotyczy, kiedy trucker w ciągu jednego dnia, jedynie częściowo podlegał pod rozporządzenie. Jako okresy wykonywania „innej pracy” powinny zostać wprowadzone  na kartę kierowcy wpisem manualnym lub ręcznym na wykresówkę aktywności poza pojazdem. Problem może rodzić korzystanie przez kierowcę na przemian z pojazdów wyposażonych w tachografy cyfrowy i analogowy. Dla zapewnienia ciągłości danych kierowcy, gdy aktywności są rejestrowane na innych nośnikach dobrze będzie, aby wszystkie aktywności zapisane na wykresówkach zostały pominięte we wpisie manualnym. Tachografy wyprodukowane od października 2011 r. pozwalają dokonywać części wpisu jako brak danych (zapisane jako „?”). W starszych modelach również możemy wyłączyć pewien okres wpisu, jednak jak się okazuje nie każdy kierowca potrafi w sposób bezbłędny wprowadzić wszystkie zdarzenia. Dlatego skutecznym rozwiązaniem będzie uzupełnienie danych odpowiednimi zaświadczeniami.

Tachografy sprzed października 2011 r.

Nierzadko tachografy montowane przed październikiem 2011 r. rejestrują w odmienny sposób wpis manualny. Brak danych może się pojawić się, jeżeli od chwili wyciągnięcia karty do ponownego jej włożenia wystąpią dni bez aktywności, które są pomijane we wpisie. Jeżeli kierowca dokona wpisu w piątek od godziny 18.00 do poniedziałku do godziny 06.00, starszy tachograf cyfrowy zarejestruje odpoczynek w piątek do północy i odpoczynek od północy w poniedziałek, bez danych z soboty i niedzieli. Aby zweryfikować działanie tachografu, należy dokonać próby zrobienia wydruku z karty kierowcy na dzień, kiedy nie wystąpiły żadne aktywności, a dokonywany na ten czas był wpis manualny (sobota lub niedziela). Jeżeli tachograf na to nie pozwoli, to będzie dla nas informacja, że ten dzień nie jest uwzględniony we wpisie. Oczywiście niektóre służby korzystają z oprogramowania, które uwzględnia opisywane działanie tachografu, uzupełniając puste dni odpoczynkiem – np. TachoScan Control. Mimo to warto mieć zaświadczenie, gdyż nie ma pewności, że program stosowany przez inspektora posiada taką funkcję.

Odstępstwa od normy

Odstępstwa od normy w charakterze wykonywanej pracy, rzadko są podstawą do przedstawienia inspektorom zaświadczenia o działalności. Inspektor może poprosić o przedstawienie „urlopówki”, gdy kierowca zazwyczaj pracuje od poniedziałku do piątku, a nagle rozpocznie pracę np. w środę. To, czy takie żądanie jest zasadne stanowi odrębny temat, warto jednak, żeby w takim przypadku kierowca posiadał odpowiedni dokument. Wydaje się jednak, że dobrą praktyką będzie wystawienie zaświadczenia kierowcy za każdym razem, jeżeli pracownik nas o to poprosi.  Dodatkowo warto wspomnieć, że wg wytycznej nr 1 GITD z 2011 r., przedsiębiorca w trakcie kontroli nie musi mieć podpisanych zaświadczenie w formie papierowej, o ile jest w stanie przedstawić inne dokumenty, które potwierdzą fakty nieprowadzenia pojazdu, jak np. rejestr wystawionych zaświadczeń.

Kary za braki lub luki w zarejestrowanych zdarzeniach

W Polsce za każdy dzień, w którym wystąpił brak danych, kierowca może otrzymać mandat w kwocie 100 zł. Stanowi o tym pozycja 7.12 z taryfikatora dla kierowcy będąca załącznikiem do Ustawy o transporcie drogowym:

Okazanie podczas kontroli wykresówki, wydruku z tachografu lub karty kierowcy, które nie zawierają wprowadzonych ręcznie, bądź automatycznie wszystkich wymaganych danych dotyczących okresów aktywności kierowcy lub symbolu państwa miejsca rozpoczęcia lub zakończenia dziennego okresu pracy, w ciągu bieżącego dnia oraz poprzednich 28 dni – za każdy dzień.

Również przedsiębiorca powinien liczyć się z ewentualnymi sankcjami. W tym wypadku nowy taryfikator łagodniej traktuje właścicieli firm transportowych, niż samych kierowców. I tak, jeżeli np. wystąpił brak danych na karcie lub wykresówce a nie został on uzupełniony zaświadczeniem o działalności w trakcie przerwy weekendowej – kierowca otrzyma 100 zł za każdy dzień kalendarzowy, natomiast przedsiębiorca może dostać karę w wysokości 50 zł za całe zdarzenie. Sankcja w tym wypadku jest mniejsza, niż przed 03.09.2018 r., kiedy wyniosłaby 300 zł za każdy dzień kalendarzowy braku danych.

Warto mieć jednak na uwadze, że według klasyfikacji z załącznika I do rozporządzenia 2016/403 zarówno w przypadku kierowcy, jak i przedsiębiorstwa, brak tych danych stanowi bardzo poważne naruszeni. Z tego powodu tak istotne jest kontrolowanie prawidłowej obsługi tachografu, m.in. poprzez rejestrowanie wszystkich aktywności przez kierowcę.

[1] zaświadczenia o działalności, zgodne ze wzorem zamieszczonym w decyzji Komisji nr 2007/230/WE z dnia 12 kwietnia 2007 r. w sprawie formularza dotyczącego przepisów socjalnych odnoszących się do działalności w transporcie drogowym (Dz.Urz. UE L 99 z 14.04.2007, str. 14, z późn. zm.).