Jak często należy pobierać dane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego?

Regularne pobieranie danych z karty kierowcy i tachografu to jeden z istotnych obowiązków przewoźników drogowych. Niedotrzymanie terminów, błędy w odczytach i inne odstępstwa od zasad opisanych Rozporządzeniu Ministra Transportu mogą skutkować wysokimi karami finansowymi nakładanymi przez Inspekcję Transportu Drogowego. Dane z karty kierowcy i tachografu są jednak potrzebne nie tylko w razie kontroli. To także cenne informacje dla przewoźnika, których analiza pozwala na poprawę procesów w firmie oraz osiągnięcie lepszego wglądu w pracę kierowców. Jak wyglądają wymagania w zakresie częstotliwości sczytywania danych? Kto odpowiada za odczytanie karty kierowcy? Odpowiedź na te oraz inne pytania znajdziesz w dalszej części artykułu.

Jak często należy odczytywać dane z tachografu cyfrowego?

Wspomniane powyżej Rozporządzenie Ministra Transportu z 23 sierpnia 2007 roku w sprawie częstotliwości pobierania danych z tachografów cyfrowych i kart kierowców oraz warunków przechowywania tych danych w jasny sposób precyzuje obowiązki w tym zakresie. Przepisy definiują minimalną częstotliwość odczytów (maksymalna nie jest określona). Dla tachografów częstotliwość ta wynosi co najmniej jeden odczyt na trzy miesiące (90 dni). Oprócz tego istnieją wyjątkowe sytuacje, kiedy dane należy pobrać natychmiast.

Kiedy należy pobrać dane z karty kierowcy?

W paragrafie 4.2 Rozporządzenia znajdziemy zapisy regulujące częstotliwość pobierania danych z karty kierowcy, będącej jednym z najważniejszych dokumentów podczas wykonywania transportu towarów pojazdami powyżej 3,5 DMC. Czynność tą należy wykonywać częściej niż w przypadku tachografów – przynajmniej raz na 28 dni. Ustawodawca przewidział również okoliczności rozszerzające powyższe wymagania, w których sczytanie karty kierowcy musi zostać wykonane poza standardową częstotliwością lub w oznaczonym terminie. W jakich sytuacjach przewoźnik jest do tego zobowiązany? Jak możemy przeczytać w Rozporządzeniu, taka konieczność pojawia się w przypadku ustania stosunku pracy danego kierowcy (przed zakończeniem umowy), utraty ważności jego karty, a także przed upływem terminu rozwiązania umowy, na podstawie której świadczone były przewozy na rzecz podmiotu wykonującego przewozy drogowe. Sczytywanie karty kierowcy jest też konieczne na wniosek uprawnionych instytucji kontrolnych.

Warto jednocześnie podkreślić, że jeżeli w okresie 28 dni od poprzedniego odczytu nie została zarejestrowana nowa aktywność, ponowne pobieranie zapisanych informacji mija się z celem – sczytywanie danych z nieużywanej karty kierowcy nie jest wymagane.

Obowiązek natychmiastowego pobrania danych z tachografu – w jakich sytuacjach ma miejsce?

Natychmiastowy odczyt z tachografu cyfrowego należy wykonać w następujących przypadkach:

• przed przekazaniem pojazdu innemu podmiotowi – niezależnie od okresu, na jaki pojazd zostanie przekazany (obowiązek ten dotyczy również przekazania trwałego),
• w razie stwierdzenia nieprawidłowości w działaniu lub uszkodzeń tachografu, które wciąż jednak umożliwiają sczytanie danych,
• w przypadku wycofania pojazdu z tachografem cyfrowym z użytkowania.

Oprócz tego podobnie jak w przypadku kart kierowcy, przewoźnik jest zobowiązany do pobrania danych do kontroli, w terminie oznaczonym przez podmioty i organy administracji publicznej.

Jak wygląda odpowiedzialność i sankcje za nieterminowe pobieranie danych?

Przewoźnicy powinni mieć na uwadze, że pobieranie danych z karty kierowcy i tachografu to kwestia, która podlega wnikliwej kontroli ze strony służb. Jak wyglądają kary za niesczytanie karty kierowcy? W 2022 roku wynoszą one po 500 złotych za każdego kierowcę oraz za każdy pojazd. Decyzja o naliczaniu takich kar może zostać podjęta także wobec przedsiębiorcy, który spóźnił się z pobraniem danych zaledwie o dzień lub kilka dni. Za zaniechania w tym zakresie grozi również kara w wysokości 2000 zł dla osoby zarządzającej transportem. Inspektorzy mają wgląd w dokładną datę ostatniego pobrania danych z tachografu lub karty kierowcy, dlatego są w stanie precyzyjnie określić, do kiedy powinny być wykonane następne odczyty. Manipulacje w tym zakresie, np. próby zamiany plików grożą poważnymi konsekwencjami, włącznie z utratą licencji, a nawet karą pozbawienia wolności.

Jak wygląda kwestia przechowywania danych z kart drogowych i tachografów cyfrowych?

Kolejnym ważnym obowiązkiem przewoźników jest przechowywanie i zabezpieczenie pobranych danych. Ile czasu przechowywać dane z tachografu cyfrowego i kart kierowcy? Co najmniej przez okres jednego roku od daty odczytu. Przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za ewentualne zniszczenie danych lub udostępnienie ich osobom nieupoważnionym. Musi także zapewnić zachowanie czytelności informacji oraz porządku chronologicznego, tak aby możliwe było sprawne przeprowadzenie kontroli przez uprawnione do tego organy.

Jak długo utrzymują się dane na karcie kierowcy?

Wiele osób zastanawia się, jak długo przechowywane są dane na karcie kierowcy. Można spotkać się z opiniami, że czas ten wynosi 28 dni – jest to oczywiście mit. Przekroczenie tego okresu wiąże się z problemami podczas kontroli i dotkliwymi karami, nie spowoduje jednak usunięcia zapisanej aktywności. Okres przechowywania danych uzależniony jest od pojemności karty kierowcy oraz liczby wykonanych czynności. Warto dodać, że niemożliwe jest kasowanie danych z karty – jej integralność zabezpiecza klucz RSA.

Jak uprościć pobieranie danych z karty kierowcy i tachografu?

Błędy i opóźnienia w odczycie danych najczęściej wynikają ze specyfiki pracy w branży transportowej – w wielu firmach kierowcy rzadko wracają do bazy, łatwo więc o pomyłki i opóźnienia. W takiej sytuacji nie warto ryzykować – lepiej postawić na urządzenia telematyczne, które umożliwią odczyt tachografu i karty kierowcy na odległość, bez konieczności powrotu do firmowej siedziby. W ten sposób telematyka redukuje czas potrzebny na pobranie danych i znacząco ogranicza puste przebiegi oraz inne niepotrzebne koszty. Dodatkową zaletą jest możliwość zaplanowania harmonogramu zdalnych odczytów, co daje gwarancję terminowości.