Czym są karty paliwowe i dlaczego warto z nich korzystać w przedsiębiorstwach transportowych?

Karta paliwowa pozwala przedsiębiorstwom transportowym mieć pełną kontrolę nad flotą, gwarantując dodatkowo oszczędność czasu i redukcję kosztów. Wymierne korzyści sprawiają, że w większości firm transportowych karta paliwowa jest podstawowym narzędziem wspierającym funkcjonowanie działu księgowości.

Karta paliwowa – co to?

Karta paliwowa jest rozwiązaniem, które pozwala na transakcje bezgotówkowe. Jej działanie można porównać do karty płatniczej, aby jej użyć wystarczy znać odpowiedni kod PIN. Z punktu widzenia kierowcy jest to spore ułatwienie, ponieważ nie musi wozić ze sobą pieniędzy na paliwo i martwić się o fakturę. Przeważnie karta paliwowa przypisana jest do samochodu poprzesz numer rejestracyjny. Po stronie pracownika stacji benzynowej pozostaje sprawdzenie, czy karta odpowiada właściwemu pojazdowi. Dostępne są również karty paliwowe imienne, czy na tzw. okaziciela. W takich przypadkach możemy tankować kilka pojazdów.

Dlaczego warto wykorzystywać karty paliwowe?

Korzyści z posiadania karty paliwowej odczują przede wszystkim właściciele firm transportowych, a to wszystko dzięki  prostym formom płatności i rozliczania. Posiadanie karty paliwowej jest w szczególności przydatne, gdy przewozy realizowane są poza granicami kraju, ponieważ rozliczanie faktury odbywa się w oparciu o kurs z dnia dokonywanych transakcji, w zależności od wybranej przez kierowcę waluty. Na podstawie transakcji bezgotówkowych przygotowywana jest faktura zbiorcza, np. na koniec miesiąca. Taka forma rozliczeń jest szczególnie przydatna w dziale księgowości i pozwala na uproszczenie procedur wewnątrz firmowych. Dodatkową zaletą podsiadania karty paliwowej dla firm, których kierowcy realizują przewozy międzynarodowe jest możliwość odzyskania VAT zapłaconego za granicą. Należy tutaj wspomnieć o wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 15 maja 2019 r. w sprawie Vega International, który stanowi, że firma oferująca bezgotówkowe karty paliwowe jedynie kredytuje klientów kupujących paliwo, co w praktyce oznacza, że żadna ze stron nie może odliczyć VAT. Spór wynika z faktu, że w transakcji przeważnie biorą udział trzy strony: użytkownik karty paliwowej, firma, która ją udostępnia i koncern paliwowy. W takim schemacie koncern paliwowy wystawia fakturę firmie dostarczającej karty paliwowe, a ta na samym końcu wydaje fakturę użytkownikowi kart. Trybunał Sprawiedliwości uznał, że firma udostępniająca karty paliwowe świadczy jedynie usługę finansową, w tym wypadku kredytową, zwolnioną z podatku VAT. Orzeczenie wydaje się być niekorzystne dla wszystkich ze stron, jednak firmy oferujące karty paliwowe uspokajają klientów. Według ich stanowisk orzeczenie dotyczy konkretnej sprawy i nie powinno się go generalizować, gdyż w każdym przypadku model działania jest inny.

Z dodatkowych plusów posiadania karty paliwowej należy wymienić możliwość płacenia za inne produkty, takie jak płyn do spryskiwaczy, karnet na myjnię, czy w niektórych przypadkach za usługi serwisowe i opłaty drogowe. Dzięki raportom zużycia paliwa, karty paliwowe pozwalają kontrolować wydatki, umożliwiając optymalizację wydatków w firmie. Decydując się na kartę paliwową, powinniśmy wziąć pod uwagę to, gdzie jeżdżą nasze ciężarówki i jaka jest ilość tankowanego paliwa. Od tego zależy, jakie dodatkowe usługi i przywileje, np. rabat na paliwo, możemy uzyskać od dostawcy kart.

Karty paliwowe stacji zrzeszonych w UTA i DKV

Wśród najpopularniejszych kart paliwowych należy wymienić UTA i DKV, które nie posiadają własnych stacji tak, jak to ma miejsce w przypadku kart wydawanych przez koncerny paliwowe. UTA i DKV mimo, że korzystają z sieci partnerskich, są najczęściej wybieranymi kartami paliwowymi. Karta DKV jest akceptowana blisko na 55 tys. stacjach benzynowych w całej Unii Europejskiej, oferując również punkty w krajach spoza Wspólnoty – Turcji, Rosji, Ukrainie, Białorusi i państwach bałkańskich. W Polsce karta DVK pozwala na bezgotówkowe transakcje na stacjach Orlen, BP, Moya i Lotos. Druga najczęściej wybierana karta – UTA akceptowana jest na ponad 30 tys. stacjach partnerskich, z czego 3,5 tys. zlokalizowanych jest w Polsce, można tutaj wymienić sieci Orlen, Lotos, Shell i BP. W obu przypadkach, karty oprócz podstawowych wydatków pozwalają rozliczyć opłaty celne, serwisowe i drogowe – autostrady, mosty i tunele. Opisywane karty powstały z myślą o transporcie drogowym i cały czas są dostosowywane do potrzeb rynkowych poprzez wprowadzanie nowych możliwości i udogodnień na drodze.

Karty paliwowe bez kaucji – gdzie są oferowane?

W niektórych przypadkach, aby móc dołączyć do programu i zacząć korzystać z karty wymagane jest zabezpieczenie np. bankowe lub kaucja. Jej wysokość będzie zależała od ilości kart i tego, ile paliwa będziesz potrzebował. Przeważnie każdy wniosek jest rozpatrywany osobiście, dlatego najlepiej zebrać i porównać kilka ofert, aby wybrać tę najkorzystniejszą, np. taką, gdzie nie jest wymagana dodatkowa kaucja.