Analiza i rozliczanie czasu pracy kierowców

Dlaczego należy prowadzić ewidencję czasu pracy kierowcy?

Zgodnie z Ustawą o czasie pracy kierowców, przedsiębiorca dla każdego pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy powinien tworzyć ewidencję czasu pracy.

Według art. 25. 1. tej ustawy ewidencję należy prowadzić w formie:

1) zapisów na wykresówkach;

2) wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;

3) plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;

4) innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, lub

5) rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1–4.

Rozliczanie czasu pracy kierowcy zatrudnionego w firmie transportowej jest więc podstawowym elementem prowadzenia dokumentacji.

Jak powinna wyglądać prawidłowa ewidencja?

Ewidencja powinna obejmować pracę w poszczególnych dobach roboczych, w tym w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także:

1. Dyżury,
2. Urlopy,
3. Zwolnienia od pracy,
4. Inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Przedsiębiorstwo transportowe zobowiązane jest do przechowywania tak stworzonych dokumentów przez okres 3 lat.

Nowy taryfikator – wysokie kary!

W związku z nowelizacją Ustawy o transporcie drogowym prowadzenie rzetelnej dokumentacji, która musi odzwierciedlać prawdziwy czas pracy kierowców, nabrało większego niż do tej pory znaczenia. Fałszowanie ewidencji czasu pracy m.in. poprzez praktykowane dotychczas przez niektóre firmy, tworzenie wszelkiej zaległej dokumentacji w przeddzień kontroli lub odmowa jej udostępnienia kontrolerom, może, zgodnie z nowym taryfikatorem, skutkować nałożeniem kary w wysokości aż 8 000zł. I jak łatwo się domyślić, będzie to zakwalifikowane jako bardzo poważne naruszenie.

Analiza i rozliczanie czasu pracy kierowców w rękach specjalistów

Najlepszym rozwiązaniem, aby zadbać o poprawność swojej dokumentacji jest zlecenie analizy i rozliczenia firmie outsourcingowej. Przygotowane przez nas rozliczanie godzin pracy kierowców, czasu postoju oraz pozostawania w dyspozycji są zgodne z obowiązującymi aktami prawnymi (m.in. UoCPK, Kodeksem Pracy, najnowszymi interpretacjami GIP, MPIPS, Sądów Pracy) oraz regulacjami zawartymi w dokumentacji przedsiębiorstwa. Oferujemy Klientom kompleksową usługę uwzględniającą również optymalizację struktury systemu wynagrodzeń (dostosowaną do charakteru realizowanych operacji transportowych) oraz przygotowanie harmonogramu czasu pracy kierowcy. Ponadto, wykazując popełniane przez kierowców naruszenia, umożliwiamy ich minimalizowanie w przyszłości. Opiekę nad firmami transportowymi sprawują specjaliści ds. rozliczeń, biegli w regulacjach wynikających z prawa polskiego oraz w przepisach dotyczących kierowców, wynikających z członkostwa w UE. Pracujemy na najlepszym na rynku polskim oprogramowaniu do rozliczania – programie 4Trans firmy INELO.

Analiza 561/AETR

Elementem naszej usługi jest pełna analiza 561/AETR. Nasi Klienci otrzymują do nas szczegółowe Raporty dotyczące analizy czasu pracy kierowcy i samochodu pod kątem przestrzegania Rozporządzenia (WE) nr 561/2006, Umowy AETR oraz Ustawy o Czasie Pracy Kierowców na podstawie zapisów z tachografów cyfrowych lub analogowych. Zestawienia zawierają też cenne wskazówki co należy zmienić, gdzie powstają błędy i naruszenia oraz którzy kierowcy muszą zmienić swoje zachowanie lub przejść dodatkowe przeszkolenie.

Dlaczego warto skorzystać z usług OCRK?

W 2017 r. Państwowa Inspekcja Pracy w Polsce przeprowadziła w ramach Krajowej Strategii Kontroli, kontrolę czasu prowadzenia pojazdu, przerw, odpoczynku oraz pracy kierowców w 502 przedsiębiorstwach. U zdecydowanej większości podmiotów stwierdzono naruszenia. Najczęściej popełniane naruszenia dotyczące czasu jazdy i odpoczynku to skrócenie dziennego czasu odpoczynku (67,7% skontrolowanych firm), brak przerwy po 4,5 godzinach jazdy (51,4%) oraz przekroczenia dziennego czasu prowadzenia pojazdu (45,8%). Natomiast w przypadku naruszeń wynikających z Ustawy o czasie pracy kierowców najczęściej popełnianym błędem było przekroczenie 10 godzin czasu pracy, jeżeli praca wystąpiła w nocy. Posiadanie i odpowiednie prowadzenie dokumentacji pracowniczej sprawiało problemy ponad 1/3 pracodawców.

W sprawozdaniu podsumowującym kontrole PIP wskazała wprost na przyczyny takich nieprawidłowości. Polegają głównie na nieanalizowaniu danych z kart kierowców i tachografów. Wynika to z braku odpowiedniego oprogramowania lub zlecania tych czynności zewnętrznym podmiotom nieposiadającym odpowiedniej wiedzy. Jako czynniki wpływające na poprawę sytuacji w firmach transportowych PIP wskazał m.in.:

• Szkolenia dla pracowników (które OCRK oferuje bezpłatnie w ramach usługi): Niemniej jednak w firmach, w których kierowcy są regularnie kontrolowani i szkoleni przez pracodawcę, występuje zdecydowanie mniej naruszeń. Warto przy tym wskazać, że najczęściej stwierdzane naruszenie w postaci braku wymaganego odpoczynku dobowego jest wynikiem błędnego rozumowania.*
• Korzystanie z usług profesjonalnych podmiotów analizujących czas pracy kierowców, takich jak nasza firma: Na coraz lepszą sytuację w tym zakresie mają też wpływ firmy zewnętrzne, które obsługują coraz większą liczbę małych i średnich firm transportowych. Profesjonalne kontrolowanie kierowców oraz prawidłowo rozliczany ich czas pracy przynoszą znaczną poprawę w zakresie przestrzegania przepisów regulujących normy prowadzenia pojazdu oraz czas pracy kierowcy.*

*Źródło cytatów „Sprawozdanie z działalności Państwowej Inspekcji Pracy w 2017 roku”

Prowadzenie pełnej ewidencji czasu pracy przez OCRK daje naszym Klientom wymierne korzyści:

1. Dane źródłowe muszą przechowywać jedynie przez okres 1 roku (a nie przez 3 lata),
2. Opracowany przez nas korzystny plan pracy pozwala im na uelastycznienie czasu pracy,
3. Nie ma konieczności przechowywania „zaświadczeń o dniach wolnych”,
4. Dajemy Klientom dokładne informacje na temat ilości dodatkowych składników wynagrodzenia, takich jak godziny nadliczbowe, dyżury i godziny nocne,
5. Zabezpieczamy firmę przed roszczeniami pracowników,
6. Ograniczamy ryzyko kar nakładanych przez Państwową Inspekcję Pracy.