Ewidencja czasu pracy kierowców

Ewidencja czasu pracy kierowców, jako sposób na optymalizację kosztów pracowniczych.

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowcy dotyczy wszystkich pracowników, bez względu na podstawę prawną nawiązania stosunku pracy (umowa o pracę, mianowanie, powołanie czy wybór). Powstaje zatem pytanie, co jest ewidencją kierowcy wykonującego przewozy pojazdem powyżej 3,5 tony DMC, na które odpowiada art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców:

„I. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy kierowców w formie:

• Zapisów na wykresówkach,
• Wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
• Plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
• Innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, lub,
• Rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1–4.

II. Ewidencję czasu pracy, o której mowa w ust. 1, pracodawca:

• Udostępnia kierowcy na jego wniosek,
• Przechowuje przez okres 3 lat po zakończeniu okresu nią objętego.”

no images were found

Forma ewidencji czasu pracy

Powyższa regulacja pozwala, aby to przewoźnik wybrał dokładną formę, w jakiej będzie prowadził ewidencję kierowcy. Najmniej czasochłonnym sposobem wydaje się zatem przechowywanie przez okres 3 lat tzw. danych źródłowych (wykresówek, danych z kart kierowców/pamięci tachografu, zaświadczeń „o dniach wolnych”). Wskazana możliwość, pomimo że prawidłowa, nie jest zalecana przez specjalistów. Należy pamiętać, iż zgodnie z rozporządzeniem MPIPS, pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy obejmującą pracę w poszczególnych dobach roboczych, w tym w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także:

1. Dyżury,
2. Urlopy,
3. Zwolnienia od pracy,
4. Inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Ustawa o Czasie Pracy Kierowców daje również możliwość nie ewidencjonowania czasu pracy dla pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub ryczałt za porę nocną, jednak niesie to za sobą pewne niebezpieczeństwa.

Pomimo, że przewoźnik zatrudniający kierowców może prowadzić ewidencję przechowując jedynie dane źródłowe, nie sposób pominąć korzyści, jakie daje „pełna” ewidencja czasu pracy, o której mowa w rozporządzeniu MPIPS. Należą do nich:

1. Przechowywanie danych źródłowych przez okres 1 roku,
2. Oddawanie nadgodzin 1-1,
3. Wykorzystanie korzyści wynikających z dłuższego okresu rozliczeniowego,
4. Uelastycznienie czasu pracy poprzez zastosowanie korzystnego planu pracy,
5. Brak obowiązku przechowywania „zaświadczeń o dniach wolnych”,
6. Wiedza na temat dokładnej ilości dodatkowych składników wynagrodzenia, takich jak godziny nadliczbowe, dyżury, godziny nocne, która zabezpiecza przed roszczeniami pracowników oraz ogranicza kary nakładane przez PIP.

Przykład

Poniżej przykład obrazujący różnice dotyczące rozliczenia pracownika już dla jednego tygodnia pracy, przy zastosowaniu dodatkowej ewidencji w połączeniu z równoważnym system czasu pracy.

Tabela 1

Tabela 2

Tabela nr. 1 to rozliczenie godzin pracy kierowcy, dla którego nie została stworzona dodatkowa ewidencja czasu pracy. W takim przypadku norma dobowa obowiązująca pracownika staje się jego dziennym planem pracy i wynosi 8 godzin, czego konsekwencją jest:
a) Rozliczenie pracy kierowcy przekraczającej 8 godzin, jako pracy w godzinach nadliczbowych,
b) Uzupełnienie w poszczególnych dniach niewypracowanej normy 8 godzin czasem przestoju.

W podanym przykładzie pracownik, pomimo, że przepracował rzeczywiście 50 godzin otrzyma wynagrodzenie za:
a) 8 dobowych godzin nadliczbowych,
b) 8 średniotygodniowych godzin nadliczbowych (wynikających z pracy w niedzielę),
c) 6 godzin przestoju, (czyli niewypracowanego planu).

Tabela nr. 2 to rozliczenie godzin pracy kierowcy, dla którego stworzona została dodatkowa ewidencja czasu pracy zawierająca rozkład czasu pracy, w którym dopuszczalne jest przedłużenie planu dziennego do 12 godzin (system równoważny). W takim przypadku rozliczenie tygodnia wygląda następująco:
a) 2 dobowe godziny nadliczbowe,
b) 8 średniotygodniowych godzin nadliczbowych (wynikających z pracy w niedzielę),
c) 0 godzin przestoju, (czyli niewypracowanego planu).
Poprzez zastosowanie elastycznego rozkładu czasu pracy wyeliminowane zostały przestoje oraz o 75% obniżono ilość dobowych godzin nadliczbowych.

Przy tak znacznych różnicach wydaje się uzasadnione poświęcenie czasu na tworzenie pełnej ewidencji czasu pracy, która staje się narzędziem do optymalizacji kosztów pracowniczych w firmie transportowej. W przypadku firm wypłacających wynagrodzenie zasadnicze wraz z ryczałtem za godziny nadliczbowe lub ryczałtem za porę nocną, również przydatnym jest tworzenie pełnej ewidencji (mimo braku takiej konieczności). Tworzenie jej pomaga jednak w zweryfikowaniu, czy praca wykonana przez pracownika, została w pełni pokryta wypłaconym ryczałtem. W przypadku, gdy wypłacony ryczałt jest niższy niż rzeczywiście wypracowane wynagrodzenie, konieczne jest jego wyrównanie.

Poprawnie wykonana ewidencja czasu pracy kierowców to atut, dzięki któremu przedsiębiorstwo jest w stanie przedstawić dowody świadczące o należytym naliczeniu wynagrodzenia, które mogą być przydatne w przypadkach pozwów pracowniczych o nieprawidłowe naliczanie i wypłacanie wynagrodzenia.

Autor:

Ireneusz Czulak, Ekspert OCRK