Ewidencja czasu pracy kierowców przy pomocy OCRK

Obowiązek prowadzenia ewidencji i rozliczania czasu pracy dotyczy wszystkich zatrudnianych kierowców, niezależnie od podstawy prawnej regulującej nawiązany przez nich stosunek pracy. Ewidencja musi być prowadzona indywidualnie dla każdego pracownika, w oparciu o dokumenty, które potwierdzają faktyczny czas pracy kierowcy. Obowiązki w tym zakresie wynikają bezpośrednio z przepisów krajowych oraz europejskich, o których szerzej przeczytasz w dalszej części artykułu.

Na czym polega ewidencja czasu pracy kierowców i jakich zasad musisz się trzymać, aby uniknąć kosztownych błędów? Do kogo warto zgłosić się po wsparcie podczas kontroli i pomoc w kwestiach prawnych oraz w prowadzonych rozliczeniach? O wszystkim dowiesz się poniżej – zapraszamy!

Jakie dokumenty są niezbędne do ewidencji czasu pracy kierowców?

Ewidencja czasu pracy kierowców najczęściej jest prowadzona na podstawie danych z tachografu. W przypadku tachografów cyfrowych będą to wydruki oraz zapisy z karty kierowcy, natomiast w przypadku coraz mniej popularnych, ale wciąż jeszcze stosowanych tachografów analogowych, potrzebne są poprawnie opisane tarczki.

Bezpośrednio do obowiązków pracodawcy związanych z ewidencją czasu pracy kierowcy (w tym do kwestii niezbędnych dokumentów) odnosi się artykuł 24 i 25 ustawy o czasie pracy kierowców, w którym możemy przeczytać, że:

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy kierowców w formie:

• zapisów na wykresówkach,
• wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
• plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
• innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, lub,
• rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1–4.

Jak przebiega ewidencja czasu pracy kierowców?

Wiesz już, jakie dokumenty są potrzebne, pora zatem na omówienie, jakie elementy składają się na ewidencję czasu pracy kierowców. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że ewidencjonowany czas pracy to nie tylko sam czas prowadzenia pojazdu, ale także pozostałe czynności, takie jak między innymi załadowywanie i rozładowywanie towaru, nadzór nad załadunkiem i rozładunkiem, obsługa pojazdów i przyczep, czynności spedycyjne i wszelkie inne prace niezbędne do przeprowadzenia transportu oraz zapewnienia bezpieczeństwa podczas realizacji zlecenia.

Oprócz łącznego czasu pracy (wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia), ewidencja czasu pracy kierowców musi uwzględniać również takie zagadnienia, jak ewentualne delegacje krajowe, dyżury, liczbę godzin nadliczbowych, dni wolne od pracy, liczbę godzin pracy w porze nocnej, a także wszelkie (zarówno usprawiedliwione, jak i nieusprawiedliwione) nieobecności oraz dni wolne od pracy.

Istotna dla przewoźnika jest też wiedza, jakie czynności nie zaliczają się do czasu pracy, a zatem nie powinny być uwzględnione w ewidencji – są to na przykład przerwy w tzw. przerywanym systemie pracy, nieusprawiedliwione postoje, dyżury, w czasie których kierowca nie wykonywał pracy, a także okres dobowego nieprzerwanego odpoczynku.

Kluczowe zasady ewidencji czasu pracy kierowców

Do najważniejszych zasad możemy zaliczyć opisane powyżej kwestie związane z właściwym kwalifikowaniem poszczególnych czynności jako czas pracy kierowcy. Istotnym zagadnieniem jest także wybór systemu czasu pracy (podstawowy, równoważny, przerywany, mieszany). Wiele wątpliwości interpretacyjnych budzą u przewoźników zasady związane z dopuszczalnością i rozliczaniem pracy w godzinach nadliczbowych, obliczaniem ryczałtów, właściwym zaplanowaniem odpoczynku dobowego i tygodniowego czy rozliczaniem przewozów w załodze. Bardzo ważnym aspektem podczas ewidencji i rozliczenia czasu pracy kierowców jest właściwe określenie doby, rozpoczynającej się wraz z rozpoczęciem pracy przez kierowcę. W ściśle określonych, wyjątkowych sytuacjach istnieje możliwość przedłużenia dopuszczalnego czasu jazdy (wynoszącego standardowo 9 godzin).

Pisząc o kluczowych zasadach, nie sposób nie wspomnieć o okresie przechowywania ewidencji czasu pracy kierowców – zgodnie z przepisami, które w maju bieżącego roku weszły w życie w związku z pakietem mobilności, okres ten został przedłużony z 3 do 10 lat. Przewoźnik jest zobowiązany do udostępnienia ewidencji podczas kontroli, a także na wniosek kierowcy.

Jak przeprowadzić ewidencje czasu pracy kierowców?

Aby uniknąć kar spowodowanych nieprawidłowościami w prowadzonej ewidencji lub błędami w organizacji pracy kierowców, należy dokładnie stosować się do wyżej omówionych zasad. Aby uniknąć przykrych niespodzianek, warto być na bieżąco ze wszystkimi zmianami prawnymi. Pakiet mobilności zmienił nie tylko okres przechowywania ewidencji, ale także rozliczanie zagranicznych zleceń (zmiany objęły między innymi pracę w porze nocnej).

Już samo uchwalenie nowych przepisów skutkuje tendencją do zwiększonych kontroli ze strony służb krajowych (np. ITD) oraz zagranicznych (poprzez platformę IMI), co sprawia, że ewidencja czasu pracy kierowców w 2022 roku powinna być traktowana ze szczególną uwagą.

Błędy w ewidencji czasu pracy kierowców

Jakie są najczęstsze błędy w ewidencji czasu pracy kierowców? Jedną z najpopularniejszych pomyłek jest brak oznaczenia rodzajów dni wolnych, pomijanie diet, noclegów i delegacji oraz pracy w godzinach nadliczbowych. Często zdarza się, że ewidencja czasu pracy kierowców tworzona jest z opóźnieniem, co również naraża przedsiębiorstwa transportowe na wysokie kary.

H2: Regulacje prawne dotyczące czasu pracy kierowców

Najważniejsze krajowe regulacje znajdziemy w ustawie z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. Na szczeblu europejskim ewidencja czasu pracy kierowców została omówiona w Dyrektywie 2002/15/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 11 marca 2002 r. w sprawie organizacji czasu pracy osób wykonujących czynności w trasie w zakresie transportu drogowego.

W bardziej uniwersalny sposób do czasu pracy odnoszą się także przepisy Kodeksu Pracy, które znajdują zastosowanie w stosunku do wszystkich pracowników (nie tylko kierowców).

Kary za przekroczenie czasu pracy kierowców

Kary pieniężne z tytułu nieprzestrzegania przepisów o czasie pracy i odpoczynku kierowców opisane są w rozdziale 11 (artykuł 92) ustawy o czasie pracy kierowców. Jak kształtuje się odpowiedzialność przewoźnika? Za najpoważniejsze przewinienia grozi nawet odebranie licencji, z kolei takie naruszenia, jak brak harmonogramu okresów pracy kierowcy (wraz z okresami prowadzenia pojazdu) czy dopuszczenie do naruszenia przepisów o czasie prowadzenia pojazdu i stosowaniu urządzeń rejestrujących zagrożone są mandatami w wysokości do 2000 złotych. Używanie niedozwolonych urządzeń lub próby ingerencji w dane z tachografu mogą skutkować jeszcze wyższymi karami, wynoszącymi nawet 12 000 złotych.

Jakich kar może spodziewać się przewoźnik za przekroczenie tygodniowego wymiaru pracy kierowcy? Wszystko zależy od wielkości naruszenia:

• poniżej 4 godzin – 200 zł,
• pomiędzy 4 a 9 godzin – 300 zł,
• pomiędzy 9 a 14 godzin – 500 zł,
• każda kolejna godzina powyżej 14 godzin – 1000 zł.

Karami zagrożeni są również sami kierowcy. W ich przypadku nieusprawiedliwione przekroczenie czasu pracy grozi mandatem w wysokości 100 złotych za każdą rozpoczętą godzinę. Podobnie jest w przypadku skrócenia dziennego czasu odpoczynku – mandat wynosi 100 zł za skrócenie odpoczynku powyżej 15 minut oraz za każdą kolejną godzinę.

OCRK Premium – pełne rozliczenie czasu pracy kierowców

Duża liczba skomplikowanych przepisów sprawia, że ewidencja czasu pracy kierowcy może być problematycznym i czasochłonnym zadaniem, obarczonym dużym ryzykiem błędów. To właśnie dlatego tak wielu przewoźników stawia w tej kwestii na współpracę z wyspecjalizowanymi firmami, takimi jak OCRK.

OCRK Premium to kompleksowa usługa, która pokrywa wszystkie potrzeby firm transportowych. Czym zajmują się nasi specjaliści?

• przygotowujemy pełną ewidencję czasu pracy,
• rozliczamy płacę zagraniczną zgodnie z najnowszymi regulacjami pakietu mobilności i w możliwie najkorzystniejszy dla przewoźnika sposób,
• wspieramy naszych klientów podczas kontroli oraz pomagamy w tworzeniu odwołań od decyzji PIP i ITD,
• rozliczamy delegacje krajowe, obliczamy kwoty ulg dla kierowców międzynarodowych.

Ponadto nasi klienci mogą skorzystać z doradztwa telefonicznego, a w nagłych sytuacjach z całodobowego telefonu interwencyjnego. Prowadzimy także profesjonalne szkolenia dla kierowców i właścicieli firm transportowych. Podczas analizy i rozliczania czasu pracy korzystamy z najlepszego dostępnego na rynku programu – 4Trans.

OCRK Wsparcie – pomoc w kwestiach prawnych i w czasie kontroli

OCRK Wsparcie to usługa dla firm, które posiadają lub planują zakupić oprogramowanie 4Trans. W ramach współpracy nasi klienci mogą liczyć na wykonywany nawet 4 razy w roku audyt ustawień programu oraz poprawności rozliczeń czasu pracy. Jest on zakończony sporządzeniem raportu z wykazem nieprawidłowości i zaleceniami, które pomogą wyeliminować wszelkie ewentualne błędy w rozliczeniach.

W przypadku usługi OCRK Wsparcie nasi klienci również mogą skorzystać ze wsparcia ekspertów – telefoniczne (w tym w opcji całodobowej), a także podczas kontroli oraz w procesie odwoławczym. Możemy pochwalić się wysoką skutecznością – od 2002 roku przygotowaliśmy już niemal 6000 skutecznych odwołań.