Delegacje kierowców – system IMI i najważniejsze zmiany pakietu mobilności

2 lutego 2022 roku weszły w życie kolejne przepisy pakietu mobilności, które wprowadziły szereg zmian w transporcie międzynarodowym. Nowe obowiązki przewoźników dotyczą między innymi zmian w wynagrodzeniach oraz zasadach delegowania kierowców wykonujących transport pomiędzy poszczególnymi państwami Unii Europejskiej. W celu zgłaszania tych pracowników należy korzystać ze specjalnej platformy – Systemu IMI. Jakie zmiany wprowadza System IMI w transporcie? Co trzeba zrobić, aby spełnić nowe wymagania?

Czym jest system wymiany informacji na rynku wewnętrznym IMI i do czego służy?

System IMI (z ang. Internal Market Information System) to dostępna w 27 językach sieć pozwalająca na szybką i bezpośrednią wymianę informacji pomiędzy organami publicznymi na obszarze UE i Europejskiego Obszaru Gospodarczego. To kolejna z nowości dla branży transportowej, jednak sama platforma z powodzeniem funkcjonuje już od 2008 roku, służąc dotychczas między innymi do wymiany informacji z obszaru kwalifikacji zawodowych i licencji, dokumentów urzędowych, usług czy praw pacjentów.

Jak działa portal Komisji Europejskiej?

System Wymiany Informacji na Rynku Wewnętrznym działa na podstawie rozporządzenia UE nr 1024/2012 w sprawie współpracy administracyjnej za pośrednictwem systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym i uchylającego decyzję Komisji 2008/49/WE („rozporządzenie w sprawie IMI”). System IMI umożliwia zgłaszanie delegowania do wszystkich państw członkowskich za pomocą ujednoliconego wzoru, a także przekazywanie informacji pomiędzy organami administracyjnymi poszczególnych państw Unii Europejskiej oraz pomiędzy instytucjami kontrolnymi a firmami. Czas, w jakim przewoźnik musi odpowiedzieć na zapytanie służb kontrolnych, wynosi 8 tygodni. Komunikacja jest automatycznie tłumaczona na język odbiorcy, dlatego wszyscy użytkownicy systemu mogą posługiwać się w swoim ojczystym językiem. System wysyła do użytkowników powiadomienia o nowych wnioskach, otrzymanych ostrzeżeniach, wezwaniach do uzupełnienia dokumentacji i odpowiedziach na zapytania.

Celem IMI jest przyspieszenie i maksymalne zabezpieczenie przepływu danych pomiędzy poszczególnymi instytucjami i dalsze ujednolicenie rynku w ramach Europejskiego Obszaru Gospodarczego. System IMI ma również za zadanie usprawnić codzienną pracę przewoźników i ułatwić działania działań kontrolnych.

W jakich sytuacjach należy zgłaszać delegacje kierowców w systemie IMI?

Zgodnie z przepisami pakietu mobilności do systemu muszą być zgłoszeni kierowcy poruszający się pojazdami od 2,5 DMC, którzy wykonują kabotaż oraz operacje cross-trade. Z delegowania wyłączone są przewozy tranzytowe i bilateralne (oraz kombinowane, wykonywane podczas przewozów bilateralnych). Delegowaniu nie podlegają także przewozy do Wielkiej Brytanii oraz na potrzeby własne, w tym również przewożenie wyłącznie własnego towaru do wielu miejsc w jednym bądź kilku krajach.

System IMI – w jaki sposób rejestrować kierowców do delegowania?

Obowiązek zgłaszania kierowców międzynarodowych do IMI zaczął obowiązywać 2 lutego. Aby zgłosić delegowanie kierowców, trzeba najpierw zarejestrować profil osoby obsługującej platformę. Może to być między innym właściciel firmy, pełnomocnik lub spedytor. Reprezentant firmy musi posiadać konto w specjalnym systemie uwierzytelniania tożsamości użytkowników – EU Login. Można je założyć pod tym adresem – https://ecas.acceptance.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi

Następnie należy stworzyć europejskie konto przedsiębiorstwa i dodać bazę kierowców. Przejście przez te kroki pozwoli na zgłoszenie wyjazdu służbowego pracownika poprzez system IMI. Każde zgłoszenie posiada indywidualny kod QR, który podczas kontroli jest używany do weryfikowania złożonej przez przewoźnika deklaracji. Konieczne jest, aby kierowca posiadał zgłoszenie delegowania w swoim pojeździe – w wersji elektronicznej lub papierowej.

Zgłoszenie delegowania kierowcy osobno na każdy kraj

Zgłoszenie do systemu musi być wykonane osobno dla każdego kraju, w którym kierowca będzie wykonywał kabotaż lub cross-trade. Rozwiązaniem, które oszczędza dużo czasu, jest w takiej sytuacji przekopiowanie danych z poprzednich deklaracji i aktualizacja nazwy państwa, do którego kierowca będzie delegowany. Wytyczne zgłaszania w systemie IMI wskazują, że deklaracja powinna być wysłana nie później niż w momencie rozpoczęcia delegacji przez kierowcę. Okres delegowania musi mieścić się w przedziale od 24 godzin do 6 miesięcy. Konieczne jest, aby wszelkie wskazane informacje (w tym również np. dane adresowe kierowcy) były aktualne.

System IMI zamiast Miloga

Wraz z wejściem w życie wymogu zgłaszania delegacji poprzez system IMI, przestają obowiązywać poszczególne systemy krajowe (np. niemiecki Milog czy francuski SIPSI), w których przewoźnicy dotychczas zgłaszali delegowanie swoich pracowników. Od 2 lutego 2022 roku zgłoszenia o delegowaniu kierowców oraz działania służb kontrolnych Europejskiego Obszaru Gospodarczego są zatem skupione wokół jednej platformy.

Co zawiera treść deklaracji delegowania?

W zgłoszeniu delegacji powinny takie informacje jak:

• tożsamość przewoźnika – numer licencji wspólnotowej, nazwa firmy, adres.
• dane personalne kierowcy – imię, nazwisko, adres, numer licencji, prawa jazdy i dokumentu tożsamości;
•  data rozpoczęcia umowy o pracę kierowcy oraz właściwe dla niej prawo – informacje te służą do ustalenia wysokości ewentualnych dodatków stażowych;
• numer rejestracyjny pojazdu wykorzystywanego podczas delegacji (w razie zmiany pojazdu należy zaktualizować informacje w systemie);
• dane kontaktowe zarządzającego transportem lub innej osoby wyznaczonej do współpracy z organami kontrolnymi (przesyłanie i otrzymywanie dokumentów i zawiadomień). Przedsiębiorca może samodzielnie wybrać swoich reprezentantów w poszczególnych krajach.

W deklaracji należy również określić rodzaj przewozu (istnieje możliwość jednoczesnego wybrania przewozów kabotażowych i cross-trade) wraz z informacją, czy będzie to transport rzeczy, czy osób oraz wskazać przewidywaną datę rozpoczęcia i zakończenia delegacji.

Wpis kraju po każdym przekroczeniu granicy UE

Pakiet mobilności ma pomóc w łatwiejszym przeprowadzaniu kontroli i dokładniejszym egzekwowaniu nowych przepisów przez służby. Wśród nowych regulacji związanych z transportem międzynarodowym pojawił się również wymóg, aby kierowca każdorazowo po przekroczeniu granicy danego państwa Unii Europejskiej zatrzymał się w pierwszym bezpiecznym miejscu i wprowadził do tachografu symbol kraju, do którego właśnie wjechał.

System IMI – o czym powinni pamiętać przewoźnicy?

Ponieważ obowiązek zgłaszania delegacji kierowców w systemie IMI funkcjonuje dopiero od niedawna, warto raz jeszcze przypomnieć istotne wymagania. Deklaracje należy składać dla przewozów typu cross-trade i kabotaż, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy w kraju przyjmującym. Maksymalne zgłoszenie ważne będzie przez 6 miesięcy – po tym czasie konieczne jest odnowienie deklaracji.  Należy pamiętać, aby na bieżąco aktualizować wszelkie zmiany, np. numery rejestracyjne pojazdów wykorzystywanych podczas przewozów. Kierowca podczas delegacji musi posiadać zgłoszenie wraz z unikalnym kodem QR – w razie kontroli może być ono przedstawione w formie papierowej bądź elektronicznej. Dane kierowców można wprowadzać do systemu ręcznie lub jednorazowo poprzez import stosownie uzupełnionych plików w formacie xml. Przewoźnicy powinni pamiętać o regularnym monitorowaniu powiadomień – system IMI informuje o ewentualnych zapytaniach ze strony służb kontrolnych poszczególnych krajów. Czas na odpowiedź wynosi 8 tygodni.