Wprowadzenie ryczałtu za nadgodziny – czyli jak rozwiązać problemy z tworzeniem ewidencji czasu pracy?

Z racji wykonywanych zadań część kierowców wraca do bazy sporadycznie, co niestety może mieć wpływ na przepływ informacji między firmą a naszym pracownikiem.  Aktualne rozwiązania telematyczne w znaczący sposób rozwiązują trudności, które wynikają z charakterystyki pracy zawodowego kierowcy – jesteśmy w stanie zdalnie przesyłać zlecenia, monitorować poszczególne parametry stylu jazdy, czy aktualne położenie samochodu. To, co może okazać się dodatkowym problemem, to kwestia związana z tworzeniem dokumentacji pracowniczej, a w szczególności prawidłowego i terminowego rozliczenia czasu pracy każdego z kierowców.

Przepisy Kodeksu Pracy jednoznacznie mówią, że naliczenie i wypłacenie wynagrodzeń dla wszystkich pracowników, w naszym przypadku kierowców, powinno się odbyć najpóźniej do każdego 10-tego dnia następnego miesiąca. Należy pamiętać, że wynagrodzenie musi zawierać wszystkie zmienne składniki takie jak: nadgodziny, godziny nocne oraz dyżury. Z poprawnym naliczeniem i terminowym wypłaceniem wynagrodzeń nie będziemy mieli problemu, jeżeli posiadamy aktualne dane analogowe lub dane cyfrowe, dotyczące czasu pracy kierowców. Dane z karty kierowcy, jak i tachografu możemy pobierać zdalnie przy pomocy systemów służących do lokalizacji i monitoringu GPS jak np. GBox.

Wprowadzenie ryczałtów

Jeżeli w firmie nie posiadamy opisanego rozwiązania, problem wynagrodzeń możemy rozwiązać wprowadzając w umowach o pracę zryczałtowaną strukturę wynagrodzenia. Należy jednak zaznaczyć, że posiadanie lokalizacji satelitarnej nie wyklucza stosowania ryczałtów.  Jeżeli pracownicy wykonują prace stale poza zakładem pracy, a właśnie z taką sytuacją mamy do czynienia w przypadku kierowców, dopuszczalne jest wprowadzenie ryczałtów za godziny nadliczbowe, czy za godziny nocne. Taką możliwość dają nam przepisy Kodeksu Pracy, a dokładnie art. 151¹ § 4 i art. 151⁸ § 2.  Ustalając wysokości ryczałtów pamiętajmy, aby były równe kwocie, odpowiadającej przypuszczalnej ilości pracy. Jest to istotne, ponieważ składniki te nie mogą być sztucznie zaniżone względem ilości dotychczasowo wykonywanych obowiązków. Określając realny wymiar ryczałtów, należy zweryfikować i uśrednić dane wcześniej wyliczanych zmiennych składników wynagrodzenia. Ustalone w ten sposób kwoty są wypłacane wraz z normalnym wynagrodzeniem pracownika, w terminie nie późniejszym niż do 10-tego dnia następnego miesiąca. Zasadniczo ryczałty wypłaca się w ustalonej i stałej wysokości, jednak kwotę ryczałtów należy obniżyć o 1/30 za każdy dzień nieobecności, gdy w danym miesiącu występują nieobecności usprawiedliwione, uprawniające do otrzymania przez pracownika zasiłku lub wynagrodzenia chorobowego.

Konieczność weryfikacji godzin

Gdy zapoznamy się z przepisem art. 149 § 2 Kodeksu Pracy – W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy – można odnieść wrażenie, że w przypadku wprowadzenia systemu zadaniowego, ryczałtu za godziny nadliczbowe lub godziny nocne, firmy transportowe nie muszą dokonywać już żadnych dodatkowych obliczeń, gdyż nie mają konieczności tworzenia ewidencji czasu pracy. Niestety jest to błędne myślenie. Wprowadzenie ryczałtów za godziny nadliczbowe nie zwalnia pracodawcy z konieczności weryfikacji godzin pracy swoich pracowników. Jest to podyktowane faktem, że w sytuacji, gdy rzeczywista ilość godzin nadliczbowych lub innych zmiennych składników wynagrodzenia takich, jak godziny nocne czy dyżury, przewyższyła wypłacony ryczałt, następuje wymóg ich wypłaty. Mówi o tym art. 80 Kodeksu Pracy oraz wyroków sądów, gdzie roszczenia o wypłatę wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, powyżej ustalonego ryczałtu, zostały uznane jako zasadne (wyrok SN z 17 czerwca 2008 r., I PK 307/07, wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 2015-10-29 Sygn. akt III APa 7/15). Należy mieć na uwadze, że dla służb kontrolnych czy sądów, ustalenie wymiaru pracy kierowców nie stanowi większego kłopotu, ponieważ dane źródłowe dotyczące godzin pracy zapisane są na wykresówkach, kartach cyfrowych oraz danych z tachografu, które przedsiębiorstwo transportowe zobligowane jest przechowywać przez minimum 1 rok.

Weryfikacja wysokości należnego ryczałtu z kwotami wypłaconymi

Analiza odbywa się na podstawie tworzonej co miesiąc ewidencji, która wykazuje ilości przepracowanych godzin nadliczbowych i innych składników wynagrodzenia. Wyniki te, a w szczególności wartości kwotowe, zestawia się z wypłaconym już ryczałtem.

Rozliczenia ryczałtów dokonywane są zgodnie z przyjętym u pracodawcy okresem rozliczeniowym, przy czym najczęściej są to trzy kolejne miesiące kalendarzowe. Nie ma konieczności dokonywania wyrównań, ani możliwości zrobienia potrąceń, jeżeli wartości wypłaconego ryczałtu nie przekraczają kwot wypłaconych. Gdyby w którymś z ryczałtowanych składników wartości rzeczywiste przekroczyły kwoty wypłacone, następuje konieczność ich wypłaty. Wyrównania z tytułu rozliczenia ryczałtów należy wypłacić pracownikom z wyraźnym wyszczególnieniem tytułu ich wypłaty, wskazując go w liście płac. Aby móc ustrzec przedsiębiorstwo przed dużymi kosztami wynikającymi z ich wyrównań na koniec okresu, dobrym rozwiązaniem będzie comiesięczne monitorowanie wartości wypracowanych godzin, w trakcie trwania okresu rozliczeniowego. Mowa tutaj w szczególności o zaplanowaniu odpowiedniej ilości dni wolnych, w trakcie których będzie można oddać godziny nadliczbowe, co pozwoli uniknąć ich wypłaty. Wprowadzenie rocznego okresu rozliczeniowego pozwoli na uelastycznienie czasu pracy, przez co w okresie obniżonej ilości zleceń kierowcy będą mogli pracować w wymiarze niższym, niż wynikałoby to z ich miesięcznej normy, a następnie dłużej, bilansując tym samym obowiązujący ich czas pracy w ramach wydłużonego okresu rozliczeniowego. Wypłata potencjalnych  nadgodzin ponad ryczałt, wykazanych w rozliczeniu,  nastąpi dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego, dlatego, aby uniknąć niespodziewanych dopłat, należy sukcesywnie monitorować ilość wypracowanych godzin przez naszych kierowców.

Naliczenie i terminowe wypłacenie wynagrodzeń

Gdy posiadamy informacje dotyczące czasu pracy kierowców, naliczenie i terminowe wypłacenie wynagrodzeń nie powinno stanowić większej trudności. Niezwykle pomocne  w tym aspekcie są rozwiązania, które umożliwiają zdalne pobieranie danych, takie jak urządzenia do lokalizacji i monitoringu GPS. Warto rozważyć inwestycję  w systemy telematyczne, które pozwolą oszczędzić czas oraz zagwarantują poprawność  otrzymywanych danych, niezbędnych do tworzeniem dokumentacji pracowniczej.